Description de l’établissement

Établissement public de santé, le Centre Hospitalier de Béziers est l’établissement de référence en tant qu’établissement support du Groupement Hospitalier du Territoire Ouest-Hérault^(*). Cinquième établissement de la région Occitanie par la taille et l’activité, il assure des missions de soins, d’enseignement et de formation des futurs médecins et personnels soignants.

24h/24, 365 jours par an, près de 3000 professionnels de l’établissement s’engagent pour assurer la continuité des soins, pour garantir l’égalité d’accès de tous à la santé et fournir une offre de soins complète répartie sur trois sites. Outre ses missions de soins, le centre de formation intégré au CHB assure enseignement et formation continue aux personnels.

Sur le territoire, le CHB réalise 48% des séjours d’hospitalisation complète et 64% des séjours les plus lourds (sévérité 3 et 4).

Missions

Assister le Directeur Général dans ses missions au quotidien et assurer l’accueil physique et téléphonique ; gèrer le traitement et la circulation de l’information interne et externe ainsi que le suivi des dossiers.

Accueil physique des personnes agents et/ou visiteurs, renseignement et orientation le cas échéant.
Traitement des courriers et mails : enregistrement, tri, transmission et suivi.
Réception et traitement des appels téléphoniques et messages : filtrage des appels, renseignement et orientation.
Assurer l’interface entre la Direction Générale, ses collaborateurs, les directions fonctionnelles et les différents interlocuteurs internes et externes.
Frappe, mise en forme, reproduction et archivage de documents
Gestion dynamiques et proactive des agendas : prise de rendez-vous, tenue des agendas du Directeur Général et des collaborateurs le cas échéant.
Organisation des déplacements professionnels du Directeur Général : ordre de mission, état de frais, organisation logistique et préparation des dossiers.
Organisation de réunions : planification, convocation, préparation des dossiers, organisation logistique (visioconférence ou audioconférence).
Mise à jour des listes de diffusion de la Direction : publipostages, liste Outlook, etc….
Gestion des fournitures : commande, suivi stock, réception, distribution.

Instances / réunions / groupes de travail spécifiques à la Direction Générale :

Gestion du calendrier annuel.
Convocations des membres et invités.
Préparation de la réunion.
Copie et diffusion des documents.
Rédaction et diffusion des comptes rendus

Gestionnaire fonds de dotation :

Traitement des factures
Mise en forme des fiches projets
Gestion des projets
Saisie comptable (suivi analytique + suivi projets)
Gestion instances fonds de dotation
Gestion mails mécénat
Gestion réception des dons

Mission ponctuelle :

Polyvalence au sein du pool secrétariat de la Direction générale, notamment pendant les congés annuels et autres absences.

Compétences

Compétences techniques

Organisation des établissements de santé.
Connaissance des services de l’établissement.

Savoir-faire

Capacité à hiérarchiser les informations et restituer de manière pertinente les informations utiles
Evaluer et hiérarchiser des besoins
Capacité à gérer les situations complexes
Rédiger et mettre en forme divers documents
Communiquer correctement à l’écrit comme à l’oral
Maitriser la bureautique et les logiciels (Pack office + outils de visioconférence)
Hiérarchiser les informations, être capable d’anticiper.

Aptitudes comportementales professionnelles

Disponibilité
Secret professionnel, discrétion et droit de réserve
Sens du travail en équipe
Sens de l’organisation
Faire preuve de rigueur, méthodologie et de fiabilité
Réactivité dans la gestion urgente des dossiers
Aisance relationnelle.
Faire preuve de diplomatie
Priorisation et actualisation des dossiers confiés

Description du poste

CDD de remplacement

Poste à temps plein

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Vous pouvez candidater jusqu’au 18/10/2025.

Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements, contactez-nous soit par mail à l’adresse drh@ch-beziers.fr, soit par téléphone au 04 67 35 73 33.